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Procesos de la solución de problemas – Parte IV

23 Jul

Esta entrega consiste en la Recolección de Datos.

Introducción:

Para recolectar datos podemos hacer uso de herramientas como: las entrevistas, encuestas, diagramas de flujo y observación entre otros.

Técnicas para recolectar datos:

A continuación se procederá a enumerar algunas técnicas y una breve descripción de las mismas:

  • Entrevista:

Es una conversación entre dos o más personas, en la cual uno es el que realiza la entrevista o entrevistador. Estas personas dialogan con arreglo a ciertos esquemas o pautas de un problema o cuestión, teniendo un propósito profesional.

Esta herramienta como técnica para recaudar información puede abarcar deesde un interrogatorio estandarizado hasta una conversación libre, pero en ambos casos se recurre a una guía que puede ser un formulario o esquema de cuestiones que sirvan para orientar la conversación. Además la entrevista además de ser significativa es productiva ya que permite obtener información acerca de las necesidades y encontrar una posible manera de poder satisfacerlas.

En cuanto al entrevistador ésta es una muy buena oportunidad para establecer simpatía con el personal, siempre guardando cierta distancia.

Preparación para la Entrevista:

  1. Determinar el cargo que ocupa en la organización la persona a entrevistar, conocer sus responsabilidades, actividades, etc.
  2. Preparar de ante mano las preguntas que se van a plantear durante la entrevista, y los documentos que vayamos a utilizar.
  3. Establecer un límite de tiempo y preparar una agenda para la entrevista.
  4. Seleccionar el lugar donde se llevará a cabo la entrevista, debe ser un lugar cómodo.
  5. Realizar las citas para la entrevista con anticipación.

Conducción de la Entrevista:

  1. Explicar de manera clara y sencilla el propósito y el alcance del estudio.
  2. Explicar nuestra función como analista y la función que se espera conferir al entrevistado.
  3. Realizar pregutas puntuales y específicas para así poder obtener las respuestas cuantitativas que necesitamos.
  4. Evitar preguntas que puedan brindar opiniones interesadas, subjetividad o actitudes similares.
  5. Evitar cuchicheo y frases carentes de sentido.
  6. Ser cortés y comedido, evitando emitir juicios de valores.
  7. Conservar el control durante toda la entrevista, evitando las divagaciones y los comentarios al margen de la cuestión.
  8. Escuchar antentamente lo que se dice, guardándose de anticiparse a las respuestas.

Secuela de la Entrevista:

  1. Escribir los resultados obtenidos.
  2. Entregar una copia al entrevistado, solicitando su confirmación, correcciones o adiciones.
  3. Archivar los resultados de la entrevista para referencia y análisis posteriores.

Recabar datos mediante la Entrevista:

La entrevista al ser una forma de conversación es bueno interiorizarse de antemano en quién es el entrevistado, ver su recorrido o carrera, conocer su situación dentro de la organización. Ésto evita preguntas innecesarias e incluso incómodas.

Mediante la entrevista podemos analizar las caracerísticas de los sistemas con el personal seleccionado en base a sus conocimientos sobre el tema en cuestión, ésto permite que los analistas puedan conocer datos que no están disponibles en ninguna otra forma.

Cuando recabamos información podemos obtener la información cualitativa hay que recordar que esta está relacionada con la opinión, política y descripciones de actividades o problemas, y la información cuantitativa que son aquellas que tratan sobre números o con cantidades.

Son valiosas las opiniones, comentarios, ideas o sugerencia en relación a como se podría hacer el trabajo; las entrevistas en ocasiones es la mejor manera para conocer las actividades que se desarrollan en la empresa. Mediante la entrevista es posible descubrir malos entendidos, falsas expectativas e incluso resistencia para las aplicaciones del desarrollo.

Determinación del tipo de Entrevista:

La estructura de la entrevista puede variar. Si el objetivo radica en adquirir información general, es conveniente elaborar una serie de preguntas sin estructuras, con una sesión de preguntas y respuesta libre.

Las entrevistas estructuradas nos permiten realizar preguntas estandarizadas. El formato de respuestas para las preguntas pueden ser abierto o cerrado; las preguntas para las respuestas abiertas permiten a los entrevistados dar cualquier respuesta que parezca apropiada. Con las preguntas para respuestas cerradas se proporcionan al usuario un conjunto de respuesta que se pueda seleccionar.

Los analistas deben saber administrar el tiempo entre desarrollar preguntas para entrevistas y analizar las respuestas, esto último lleva tiempo. El mayor costo radica en la preparación, administración y análisis de las entrevistas estructuradas para preguntas cerradas.

Selección de Entrevistados:

La entrevista es una herramienta que se puede aplicar en todos los niveles gerenciales y de empleados, y dependa de quien pueda proporcionar la mayor parte de la información útil para el estudio.

Realización de Entrevista:

Las buenas entrevistas dependen del buen conocimiento que posea el analista tanto en la preparación del objetivo de la entrevista específica como de las preguntas a realizar a una persona determinada.

Tanto el tacto, imparcialidad e incluso la vestimenta adecuada influyen en una entrevista existosa.

* Ventajas:

  1. Técnica eficaz para la obtención de datos relevantes y significativos desde el punto de vista de las ciencias sociales.
  2. La información que el entrevistador obtiene es superior que cuado se limita a la lectura de respuesta escrita.
  3. Se pueden captar gestos, tonos de voz, énfasis, que aportan una importante información sobre el tema y las personas entrevistadas.

* Desventajas:

  1. Limitaciones en la expresión oral por parte del entrevistador y entrevistado.
  2. Se hace dificil nivelar y darle el mismo peso a todas las respuestas, sobre todo a aquellas que provienen de personas que poseen mejor elocuencia verbal, pero con escaso valor informativo o científico.
  3. Es común encontrar personas que mientan, deforman o exageran las respuestas y muchas veces existe un divorcio parcial o total entre lo que se dice y se hace, entre la verdad y lo real.
  4. Muchas personas se inhiben ante un entrevistador y les cuesta mucho responder con seguridad y fluidez una serie de preguntas.
  5. Existen temas tabúes entre las personas, algunos de los cuales producen rechazo cuado se trata de responder preguntas concretas, como por ejemplo temas políticos, sexuales, económicos, sociales, etc.

Próximamente, post V

 
1 comentario

Publicado por en 23/07/2009 en Generales

 

Una respuesta a “Procesos de la solución de problemas – Parte IV

  1. Matias Mascazzini

    06/09/2009 at 09:52

    bien el post. Para hablar de “Entrevistas” hay sub-tópicos como para hacer dulce de leche.

    En mi experiencia personal: aunque a simple vista resulte difícil de pensar, el cuestionario debe estar dirigido a un perfil exacto, por ejemplo no es lo mismo entrevistar al “encargado” del local, que al dueño de la empresa, tendrán visiones muy distintas sobre lo mismo, incluso les resultará difícil de contestar ciertas preguntas que para el otro son fáciles.
    En la practica, los entrevistados prefieren las preguntas cerradas, y tratan de elegir una de las que están allí y luego si no esta la que ellos quieren aveces te dicen que opción esta faltando que se adapta mas a su contexto. Yo siempre dejo un espacio para: “Otro: ______________________” y espacios para aclaraciones y observaciones.
    Otra cosa particular que no se suele decir en este tipo de textos es que los entrevistados les resulta cómodo ver el formulario de las preguntas y ver lo que anota el encuestador.

    Seguramente me estoy olvidando de muchas cosas…

     

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