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Procesos de la solución de problemas – Parte II

15 Jul

Esta segunda parte tiene el propósito de complementar la primer parte focalizando en lo que a fuentes de información se refiere.

Primero vamos a comenzar con una definición de de información.

Información: en sentido general, la información es un conjunto organizado de datos procesados, que constituyen un mensaje sobre un determinado ente o fenómeno. Cuando tenemos que resolver un determinado problema o tenemos que tomar una decisión, empleamos diversas fuentes de información (como podría ser el capítulo mencionado de este libro imaginario), y construimos lo que en general se denomina conocimiento o información organizada que permite la resolución de problemas o la toma de decisiones (ver apartado sobre conocimiento). -(http://es.wikipedia.org/wiki/Información)-

Ahora vamos a incorporar un segundo concepto:

Sistema de Información: es un conjunto de elementos que interactúan entre sí con el fin de apoyar las actividades de una empresa o negocio. -(http://www.monografias.com/trabajos7/sisinf/sisinf.shtml)-

El sistema de información abarca las siguientes categorías:

  1. Personas.
  2. Datos.
  3. Actividades o técnicas de trabajo.
  4. Recursos materiales en general .

Éste conjunto de elementos debe relacionarse y trabajar de manera complementaria para poder así procesar los datos y la información; y así distribuirla de la manera más adecuada posible en una determinada organización en función a los objetivos.

Los sistemas de información tienen los siguientes objetivos:

  • Respaldar las operaciones empresariales.
  • Respaldar las tomas de decisiones gerenciales.
  • Respaldar la ventaja competitiva estratégica.
  • Contribuir a la automatización de actividades y procesos en la empresa.
  • Llevar la información de manera oportuna y adecuada a las instancias de la empresa que así lo requieran.
  • Proporcionar un diagnóstico de la empresa en un momento dado.
  • Debe facilitar, simplificar y/o automatizar los procesos que generalmente se realizan de forma manual.
  • Debe proporcionar información y dato que faciliten la toma de decisiones.

Para poder lograr estos objetivos nuestro sistema de información debe ser capaz de lo siguiente:

  1. Debe ser capaz de recibir los datos con el menor costo posible y sin errores. Por ejemplo se puede utilizar un lector de códigos de barra.
  2. Debe poder evaluar la calidad e importancia relativa de los datos de entrada. Se puede establecer jerarquías que posibiliten la racionalización de los recursos y por consiguiente su beneficio operativo.
  3. Debe poder almacenar los datos de manera accesible para poder ser consultados cuando asi se requiera.
  4. Debe ofrecer la información acorde con las necesidades del usuario, distribuyéndola de la forma más conveniente.

Ahora, para que nuestro sistema de información pueda cumplir con estos requisitos mencionados anteriormente debe poseer las siguientes características:

  1. Preciso: Ésto significa que debe ser verdadero y correcto, y describir de manera fidedigna el objeto o hecho, para lo cual es importante aprender a trabajar con “márgenes de error”.
  2. Oportuno: Significa que la información debe estar disponible cuando se la necesite sin demasiada demora.
  3. Pertinente: Debe relacionarse con la situación y/o problema en cuestión.
  4. Integridad: Debe proporcionar al investigador todos los detalles que necesite para comprender la situación.
  5. Frecuencia: Se prepara y suministra a los investigadores con bastante frecuencia para actualizarla.
  6. Horizones de Tiempo: Se orienta hacia unas actividades y hechos pasados, presentes y futuros.
  7. Alcance: Abarca en forma amplia o reducida un área de interés.
  8. Origen: Puede generarse tanto en fuentes internas como externas.
  9. Forma de Presentación: Las tablas de números o las presentaciones gráficas de información, son las formas escritas o impresas más comunes que podemos encontrar. Se puede incluir también una presentación verbal.
  10. Capacidad de Proceso: A fin de dar todos los datos que se demandan de una sola vez y evitar retrasos. El directivo o gerente, dispone así de la información completa para la toma de decisiones sin grandes esperas.
  11. Concision: Debe posibilitar la presentación de resúmenes, ésto requiere de un gran esfuerzo de síntesis y mentalización para poder emitir informes que faciliten la toma de decisiones.
  12. Relevancia: Debe establecer niveles y prioridades en la toma de datos, su proceso y salida del sistema. Hay ciertos procesos que pueden programarse con anticipación.
  13. Disponibilidad: Ésto exige la posibilidad de acceso a la información siempre que sea necesario. Esta posiblidad debe ser considerada cuando se realizan  cambios de veresiones o actualizaciones por las cuales se pierde información implicando graves pérdidas económicas.
  14. Seguridad: Se debe establecer niveles de acceso a los sistemas acorde al puesto que ocupa el usuario en la organización de la empresa. Debe de considerarse siempre la seguridad fśicia de la información, el uso fraudulento de la misma o confidencialidad y protección de la intimidad de clientes y empleados.

En camino parte III.

 
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Publicado por en 15/07/2009 en Generales

 

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