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Procesos de la solución de problemas – Parte I

14 jul

Cuando dentro de una organización se presenta un problema, cualquiera que éste fuera para poder solucionarlo precisamos llevar a cabo una serie de pasos.

Problema: conjunto de hechos o circunstancias que dificultan la consecución de algún fin.

Los pasos son:

* Identificación y solección del problema.
* Análisis del problema.
*Generaciones de soluciones potenciales.
* Selección y planificación de la solución.
* Aplicación de la solución.
* Evaluación de la solución.

Cabe destacar un paso previo a la “Identificación y selección del problema”, es el el de Entender y comprender el problema. Significa familiarizarnos con él para luego poder pasar a los pasos anteriormente mencionados.

El entendimiento consise en elaborar una idea clara del problema propuesto.

Ahora continuamos con la descripción de los pasos:

  • Identificación y Selección del Problema:

Tiene dos objetivos:

  1. Elaborar una definición del problema de manera que los integrantes del grupo lo puedan comprender.
  2. Ayudar al grupo en la definición de la “condición deseada” a alcanzar mediante la solución.

Si queremos resolver el problema primero hay que identificarlo, lo cual incluye establecer de forma clara los requisitos mínimos que debe cumplir la decisión que se va a tomar; es decir debe contener la condición deseada.

Éste paso es uno de los más complejos en la preparación de un estudio y análisis de información, ya que la cantidad de variables interrelacionadas que influyen sobre el contexto son varias.

Una precisa y clara definición es primordial para obtener el análisis deseado y para esto es necesario redactar y analizar toda la información disponible.

Para poder llevar a cabo esto contamos con un Procedimiento para la identificación y selección de problemas:

  • Hacer un listado de los problemas potenciales por cualquiera de los métodos de generación de ideas. Algunos métodos que se pueden utilizar son: Brainstorming, Grupos Nominales, Philips 66, método 635, entre otros. Mediante la generación de ideas se trata de obtener un amplio rango de áreas de problemas para la consideración del grupo.
  • Revisar, combinar, elminar y clasificar. Ésto permite procesar la elaboración de ideas y tiene por objetivo verificar que el grupo de trabajo entienda cada una de ellas. Aclarar las ideas que alguien no comprenda e ir modificando la lista mediante la fusión de las mismas. En esta fase los integrantes del grupo proceden a la elaboración de definción del problema, los cuales deben ser descritos con la mayor precisión posible.

Realizado esto se procede a la reducción de la lista logrando así una cifra lo suficientemente manejable de ideas y para además encontrar los problemas que pueden resultar fundamentales y sobre los cuales el grupo de trabajo desea trabajar.

Para conseguir una disminución en la lista se utilizan filtros como:

  • ¿Tiene el grupo control sobre el problema y su solución?
  • ¿Es importante solucionar el problema?
  • ¿Dispone el grupo de los recursos necesarios para solucionarlo? (personas, dinero, equipos, etc)

Éste tipo de filtros permite precisar los problemas que momentaneamente no posee solución alguna.

Una manera de ir acotando la lista es mediante el uso de corchetes [], los cuales encierran las ideas que no fueron seleccionadas quedando así las elegidas fuera del mismo.

La reducción de ideas permite ayudar en el consenso del grupo la selección de los problemas sobre los cuales desean influir para la solución. Éste consenso puede ser ayudado también por un modelo de valoración de los criterios, cuyos criterios serán compuestos por factores que se valoran mediante la utilización de una escala, como, las preguntas “filtros”.

  • Formular la condición deseada. Una vez definidos y seleccionados los problemas se procede a plantear cual es la condición deseada, el estado en que deben estar las situaciones, una vez seleccionados dichos problemas.
  • Análisis del Problema:

Identificado y seleccionado el problema, el grupo procede a la identificación de la causa principal del mismo. La veracidad que puedan aportar los datos es fundamental ya que en él se sustenta el proceso de la solución del problema. El accionar el grupo tiene su base en los datos.

Para realizar el análisis del problema se debe seguir el siguiente procedimiento:

  1. Confirmar la existencia del problema. Implica la identificación y recolección de datos para confirmar que el problema es real. Éstos mismos datos pueden indicar cuando y donde el problema es más grave.
  2. Representación gráfica de los datos.
  3. Este medio de representación facilita el uso de la información. La representación puede ser mediante: Planillas de comprobación, Histograma, Gráfico de sectores, Gráfico de tiempo, etc.
  4. Identificación de las causas potenciales. Por ejemplo:
  • Diagrama Causa-Efecto: permite identificar y poner de manifiesto todas las causas potenciales que están contribuyendo a la existencia del problema en consideración.
  • Análisis Campo Fuerza: identifica las fuerzas que ayudan o impiden cerrar la brecha que existe entre donde se encuentra la organización y donde debería de estar.
  • Análisis de Pareto: sirve para separar un pequeño número de factores significativos de la gran masa de factores insignificantes.
  • Generación de Soluciones Potenciales:

En este paso el grupo se dedica a la generación de posibles vías de solución. Esta búsqueda de soluciones debe comenzar revisando la definición del problema, su condición deseada y las causas claves que lo determinan.

Para la generación potencial de soluciones se pueden emplear métodos de consulta individual y colectiva haciendo uso de instrumentos como: Encuesta, Mesa redonda, Grupos nominales, Método Delphi y otros.

  • Selección y Planificación de la Solución:

En esta fase el grupo debe decidir cual del conjunto de soluciones generadas para la solución del problema constituye la óptima para lo que debe sopesar las ventajas y desventajas de cada una.

Para la selección de la solución es recomendable la utilización de un conjunto de instrumentos para la consecución del consenso del grupo.

Durante el proceso de planificiación de la solución es necesaria la anticipación a los posibles obstáculos que se nos pueden llegar a presentar en la puesta en práctica de la misma, por lo que conviene emplear el análisis de campo de fuerza para indentificar las fuerzas que en el medio en cuestión pueden ayudar o impedir su ejecución.

Para prevenir posibles obstáculos que puedan llegar a presentarse durante la ejecución de la solución es conveniente la elaboración de un plan de contingencia para reducir al máximo los riesgos de la decisión a tomar.

Algunas pautas para la elaboración de dicho plan:

  1. Problemas específicos que pueden aparecer.
  2. Impacto que pueden producir los nuevos planes.
  3. Posibles acciones para evitar que ocurran esos problemas.
  4. Los planes de contingencia deben ser elaborados para hacer frente tanto a los cambios adversos como a los favorables.
  5. La planificación de la solución debe incluir la asignación de responsabilidades y el establecimiento de fechas para su ejecución.
  • Aplicación de la Solución:

Durante el trayecto del planeamiento y la puesta en práctica de la solución es donde generalmente fracasan muchas aparentes buenas soluciones.

Para poder evitar esto es recomendable realizar el siguiente procedimiento:

  1. Comunicar la solución a los implicados.
  2. Las personas que están relacionadas con la implantación de las medidas deben estar conscientes de los cambios que se realizarán mediante la implantación de dicha solución, de lo contrario es probable que el plan fracase.
  3. Lograr un compromiso por parte de los implicados.
  4. Lograr un compromiso por parte del máximo directivo.
  5. Actualización del plan.
  6. Si los planes de solución requieren de la introducción de algún cambio de importancia, será necesaria su actualización ya que si no se hace se corre el riesgo de no lograr su propósito original.
  7. Ejecutar los planes de contingencia.
  8. Si la aplicación de la solución se ha dividido en fases sucesivas y la fase 1 tomó menos tiempo del esperado, se debe adelantar la fase 2y si ocurre lo contrario se debe atrasar.
  • Evaluación de la Solución:

En esta etapa se cierra el círculo del proceso de solución de problemas mediante la evaluación de los resultados por lo que el objetivo de este paso es que el grupo conozca con qué eficiencia la solución implantada resolvió el problema.

Para ejecutar este paso se sigue el siguiente procedimiento:

  1. Recopilar los datos de acuerdo con el plan.
  2. Comparar con la “condición deseada” del paso 1.
  3. Compara los nuevos datos con los recopilados para analizar el problema en el paso 2.
  4. Comparar si hay nuevos problemas creados por las soluciones.

Esta etapa culmina donde comienza el diclo, en la fase de identificación, lo cual da lugar a un nuevo ciclo del proceso de solución de problemas.

Próximamente, la Parte II.

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2 comentarios

Publicado por en 14/07/2009 en Generales

 

2 Respuestas a “Procesos de la solución de problemas – Parte I

  1. Diana Calderon

    05/05/2012 at 21:07

    muy buena investigacion me sirvioooooooooo fulllllllllllll gracias :-)

     

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